Kriter Help46.18.3 Gestión de Empresas
Designamos como Empresa a una base de datos en formato Microsoft ACCESS (extensión MDB) o SQL Server, que contienen uno o varios ejercicios contables referidos a una misma empresa.
Nota: Microsoft ACCESS se mantiene por compatibilidad a partir de la versión 2018, pero las bases de datos deberían ser en SQLServer o estar migradas a este tipo de base de datos. No se garantiza la ausencia de incidencias si la base de datos no es SQLServer.
En la casilla de Nombre indicaremos el nombre de la empresa, pudiendo también ampliar otros datos pulsado en pestaña Datos (persona de contacto, dirección, CIF, teléfono, etc.)
Debemos indicar también un Código identificativo para dicha empresa. La finalidad de este campo es evitar posibles problemas por el número de caracteres en el nombre del ODBC a la hora de crearlo. Es aconsejable el uso de menos de 8 dígitos en el código y sin caracteres especiales.
De la misma forma el nombre no debería tener caracteres especiales para evitar problemas con la presentación de ficheros telemáticos a la Administración Tributaria.
Si la empresa está creada pero no tiene uso y deseamos mantenerla como consulta histórica, podemos habilitar la marca de Deshabilitada, que provocará que no aparezca en las empresas a actualizar en los distintos cambios de versión, así como tampoco aparecerá en el menú de selección de empresas al entrar a Kriter Finanzas.
Para crear una empresa, apretaremos el botón Crear, indicaremos el nombre de la nueva empresa, y seguidamente pulsaremos Grabar. A partir de aquí, elegiremos la aplicación, y le indicaremos la ubicación donde queremos que se encuentre la base de datos de la empresa.
Seguidamente le daremos al botón Iniciar y tras una confirmación la base de datos estará creada y lista para empezar a trabajar. Es muy importante entender que esta función inicializa la empresa, es decir si no existe la base de datos la creará, pero si existe puede sobreescribirla perdiendo toda información existente en la misma.
Al Iniciar la empresa para su creación si la empresa está inscrita en el Suministro Inmediato de Información (SII) de la AEAT, es posible indicarlo con lo que se activará el mismo y creará las tablas específicas para el mismo.
Presionando el botón 
obtendremos una lista de empresas, directorios o carpetas del disco duro, para crear en alguna de ellas la base de datos de la nueva empresa a generar.
El botón de Compactar reorganiza la forma de almacenamiento de la Base de Datos para que ésta ocupe menos espacio en el disco duro. El botón de Clave nos dará la opción de proteger la Base de Datos mediante una clave de acceso.
Si presionamos el botón Comprobar Idioma haremos un proceso interno que nos comprobará que el idioma seleccionado sea el correcto.
El botón de Reparar Access Vinculado permite regenerar el Access vinculado a la base de datos SQL en caso de corrupción o daño en el mismo.
Esto evita tener que realizar el proceso de copia de seguridad de la base de datos, eliminación de empresa, creación e inicialización de la misma y recuperación de la copia de seguridad.
Por seguridad se protege la utilidad con clave de acceso.
Con el botón Cancelar cancelaremos la edición de la base de datos. Y el Botón Eliminar eliminará el registro de la base de datos en el Supervisor. No eliminará la base de datos físicamente por motivos de seguridad. Si lo desea deberá borrar los ficheros físicos de la misma de forma manual.
Nota: En la pantalla de Empresas al crear la base de datos se indica la ubicación del Servidor SQL y el método de Acceso al mismo (bién por autentificación a nivel Windows o por conexión por usuario de SQL y password del mismo).
En el caso de estar ya creada la empresa, este parámetro no se debe cambiar. Ya que para ello es necesario la eliminación del fichero mdb de enlace creado y la creación de cero de la base de datos. Requeriendo realizar el proceso previo de copia de seguridad de la base de datos, eliminación de empresa en SQL, creación e inicialización de la misma con el nuevo sistema de acceso y recuperación de la copia de seguridad.
Disponemos de 2 pestañas más, para Datos y datos Auxiliares, donde almacenar diversa información sobre la empresa. En la de Datos podremos registrar información referente a los contactos, y el campo de Nombre Declaración será el que se mostrará en las declaraciones tributarias si está alimentado, en caso de no estar informado se tomará el nombre de la empresa.
En la de Auxiliares campos como el Capital Social, el Registro Comercial, etc.
En esta pestaña se deben rellenar los datos referentes a la empresa de empresarial con la que se desea enlazar para la Integración de Finances con Kriter Empresarial.
Primero se ha de seleccionar el directorio donde se encuentran la instalación de la empresarial (por defecto k:\KrSoft) y después seleccionar la empresa correspondiente.
El código de la empresa es un campo que se rellena de forma automática al seleccionar la empresa
Una vez configurada la empresa, nos debemos de asegurar de que los usuarios tienen los permisos adecuados para acceder a Kriter Empresarial. Esto se deberá de comprobar en la pestaña de Derechos de este mismo módulo. El derecho que tenemos que incluir es “Acceder a los módulos enlazados de Kriter Empresarial”
Una vez configurada la integración directa, se nos habilitarán una serie de parámetros referentes a la creación de borradores.
Accedemos a los parámetros de la empresa configurada, a la pestaña de Borradores.
Estas opciones no se habilitarán en el caso de que se trabaje con borradores manuales.
A continuación se detallan el funcionamiento de las siguientes opciones.
- “Permitir Insertar Apuntes en Borradores Archivados” ->Esta opción permite que a la hora de contabilizar una factura, si el borrador indicado para el traspaso se encuentra archivado, lo desarchive y se puedan insertar los apuntes deseados.
- "Archivar Borradores después de insertar desde Kriter Empresarial” ->Permite archivar los borradores después de realizar cualquier tipo de traspaso.
- “Generar Nuevos Borradores por el mes de la Factura” ->Esta opción permite marcar el borrador con el número de mes de la exportación, de esta manera cuando se traspasen facturas de ese mismo mes, todas estarán incluidas en un mismo borrador.
- “Generar Nuevos Borradores por el número de Factura” ->En cada exportación realizada se creará un nuevo borrador por número de factura diferente traspasada.
- “Generar Nuevos Borradores por fecha de la Factura” ->En cada exportación realizada se creará un nuevo borrador por mes o por día de las facturas traspasadas
Pantalla principal de contabilidad: La única modificación que se puede visualizar en la pantalla de contabilidad al tener integración directa activada es que en las líneas de los apuntes, aparece un icono referente al módulo que pertenece dicho apunte (facturas de clientes, facturas de proveedores, cartera…)
Al darle doble clic en dicho icono, se puede acceder al módulo correspondiente de empresarial, situándonos en la factura correspondiente.
Si tenemos habilitada la presentación de Facturas a la AEAT vía SII, se dispone de una pestaña SII para recoger la dirección de envío de copias de mail de los mensajes generados desde SIIMIK, así como el canal Slack para mensajería instantanea.
