Kriter Help2.4.32.9 Identificador Clientes NIF/CIF/Pasaporte/Documento Probatorio...
En las fichas de clientes (pestaña F1) en el campo de “Tipo Documento”, se debe indicar el tipo de documento identificativo del cliente.
Esto se debe hacer independientemente de si se está en Verifactu o no, pero en el caso de Verifactu una mala clasificación del cliente por su tipo provocará el rechazo de la factura por la AEAT.
La norma general (aunque puede haber excepciones y se deben verificar los datos) será:
- Español o casuísticas especiales identificadas con una letra especial identificados como Sujeto Fiscal Español – “01 NIF”
- Intracomunitario Registrado en VIES – “02 NIF/IVA”. Nota: Un cliente de un país miembro de la Unión Europea no implica que sea Intracomunitario, para tener consideración de operaciones intracomunitarias este debe estar registrado en el Vies, si no lo estuviera se le ha de aplicar el iva nacional. Es responsabilidad única de la empresa realizar dicha verificación.
- Extracomunitario – “06 Otro documento probatorio”
Adicionalmente, Kriter aconseja activar la “Validación de NIF”, ya que si se emite una factura a un cliente y este tiene mal los datos identificativos, esta factura va a subir en Veri*Factu pero puede ser rechazada o “Aceptada con errores” y deberemos subsanar el error y volver a enviar dicha factura.
Para activar esta verificación debemos ir a “04. Auxiliares” -> “Parámetros” -> “Parámetros Generales” ->"Estadísticas->2ª pantalla" -> “Comprobaciones Clientes / Proveedores” y configurar “Web Service AEAT – Validación NIF”. Se deberá indicar la URL de la agencia Tributaria y registrar el certificado digital de la empresa y su contraseña. Pulsando el botón TEST WS NIF-AEAT se validará el NiF de la empresa.
Al tener activa dicha validación, al dar de alta clientes o modificar estos se hará la validación. También se puede forzar con el icono que aparece junto al NiF de la ficha de cliente
Para Verifactu se ha de tener en cuenta varios aspectos:
- Los usuarios de KCS tendrán que verificar la correcta información fiscal de sus clientes (NIF-Nombre Fiscal), ya que al subir la factura a VeriFactu se comprobará esta información por parte de la AEAT (no admiten nombres fiscales con abreviaturas, ni diminutivos, etc. Ha de ser el nombre tal como está registrado en la AEAT). En el caso de no ser correcta, la factura vendrá “Aceptada con errores” y se deberá subsanar.
Nota: La empresa puede optar en lugar de ser proactivos y realizar una revisión previa a ir rectificando datos conforme vayan emitiendo facturas a clientes y recibido como respuesta “Aceptada con errores”. En ese caso se debe rectificar en la identificación de factura y también en la ficha de cliente. No obstante, la AEAT dispone de una herramienta mediante la cual (tras identificación con certificado digital o clave) se le puede pasar un fichero CSV y realizar validación masiva de datos.
- Tendrán que Verificar aquellos clientes que tienen la información fiscal de facturación en la pestaña “F3 Direcciones envío”, en la dirección marcada como “Dirección Facturación”.
- En la versión Verifactu de Kriter KCS se permite que clientes con país diferente a España, puedan tener Tipo Documento = “01- NIF”.
- A nivel general (puede ser que algunas empresas tengan alguna otra casuística), deberíamos tener al menos todos estos tipos de IVA para “FACTURAS CLIENTES” con esta configuración.
NOTA: Los códigos no tienen por qué ser los mismos que la tabla, pero sí la configuración: Se deben revisar los códigos existentes y ajustar estos o crear nuevos si es necesario. Por ejemplo, para Verifactu aconsejamos el EX para el exento Nacional, pero puede ocurrir que este tipo de iva se está usando para varias casuísticas en modo automático (Exento Nacional, Exento Intracomunitario o Exento Extracomunitario que consulta por defecto el país). Esto no se debería permitir y se debería crear un tipo de iva específico para cada tipo de operación e indicando el ámbito de la operación en la configuración del mismo.
Si se crean nuevos ivas se deberán asignar a los clientes/proveedores afectados, así como ajustar las definiciones de asientos en los módulos de facturas de cliente/proveedor.
- Se ha de verificar que las fichas de clientes, presupuestos pendientes, pedidos pendientes y albaranes NO facturados, tengan el tipo de IVA correspondiente y también marcado el check “IVA documento” cuando corresponda. Hay que recalcar que se ha de revisar clientes de Canarias, Ceuta y Melilla, ya que son clientes con país España, pero se tratan como extracomunitarios (provincias 35, 38, 51 y 52).
- Se ha de verificar tener los códigos ISO de los países con los que se trabaja informados, tanto en ERP como en Finanzas.