Kriter Help46.2.2 Entrada de Apuntes
Nos referimos a Gestión de Apuntes para designar a todas aquellas funciones que serán necesarias para la introducción, consulta, modificación o baja de apuntes.
Conceptualmente, KRITER Finances guarda directamente todos los apuntes en el histórico; aunque atendiendo a la experiencia de los usuarios, se ha decidido trabajar estructurando la gestión de apuntes en una agrupación que hemos llamado Borradores. Cada uno de estos borradores y dependiendo de su tipo de apuntes se clasifican en General, Apertura, Regularización y Cierre.
Como su nombre indica, un Borrador designa a un determinado grupo de apuntes que pueden o no tener vinculación entre sí, pero que el usuario decide que forman parte de una unidad de trabajo. De esta forma es él (usuario) quien decide en que momento darlos como definitivos en la Contabilidad, liberándolos para el uso general. A esta función la llamaremos Archivar Borrador y a la función contraria, es decir, a la de volver a dejarlos en un estado provisional, Desarchivar o Reabrir Borrador. Esta forma de organización nos permitirá, como veremos en otros apartados, el utilizar apuntes provisionales y otros argumentos contables
Para añadir o modificar apuntes el borrador ha de estar Desarchivado. Por otra parte, el hecho de que un apunte esté incluido en un Borrador no archivado, no impedirá al usuario el conocer los movimientos; puesto que como se verá, los extractos contemplan esa posibilidad.
Pulsar el botón Modo Alta de Apuntes 
para añadir nuevos apuntes al borrador visualizado en la Barra de Borrador.
Para modificar apuntes pulsar el botón Modo Modificación de Apuntes 
y seleccionar de la Rejilla de apuntes la línea a modificar. Los datos de dicha línea podrán ser modificados desde la Barra de modificación de apuntes.
Si pulsamos el botón derecho del ratón en el GRID de apuntes (conjunto de filas y columnas de la parte inferior de la pantalla) podremos efectuar una serie de opciones y consultas alternativas como extractos, buscar apuntes, parámetros, cambiar contraseña y actualizar acumulados. Pulsando con el puntero del ratón (botón izquierdo) sobre cada uno de los títulos de la sección de apuntes (Doc., Fecha, Cuenta, Debe, Haber, etc.) obtendremos los apuntes ordenados por el campo seleccionado. La primera columna del GRID corresponde al número de línea que ocupa ese asiento, por tanto, pulsaremos en ese título para obtener la lista de apuntes que inicialmente teníamos.
Al crear o modificar apuntes si introducimos una cuenta, centro de coste o clave contable, KRITER Finances nos ofrece, en caso de no existir, dar de alta cualquiera de estos datos, desde esta misma pantalla de gestión de apuntes, por ejemplo, si entramos una factura de un nuevo proveedor, lógicamente no estará en nuestro Plan Contable, por lo que indicaremos la cuenta y subcuenta que deseemos e inmediatamente después nos dará la opción darlo de alta en nuestra Base de Datos sin abandonar esta ventana.
También tenemos la posibilidad de buscar los datos pulsando la tecla F6 en Cuentas, Claves, Centros, o Contrapartida, el la forma de búsqueda es común, introducimos en la parte superior el dato a buscar y este se buscará en función del campo de búsqueda indicado en la parte inferior. Al pulsar aceptar o intro recuperaremos dicho dato. Es posible realizar búsquedas combinadas a través del caracter %.
Para facilitar el trabajo, y puesto que la gestión de apuntes ocupa la mayor parte de tiempo de un contable, esta ventana aparece por defecto después de que el usuario se haya identificado.
El signo más (+) tiene una utilidad especial al introducir o utilizar cuentas el cual sustituye este signo por tantos ceros (0) como dígitos tengamos estipulados en nuestro Plan Contable restando los ya introducidos. Por ejemplo, si el plan contable que utilizamos es de siete dígitos y al introducir una cuenta especificamos 400+5, ésta automáticamente se convertirá en 4000005, lo cual quiere decir que el signo más (+) se ha substituido por tres ceros (7 - 4 = 3).
Los apuntes se pueden introducir de varias formas distintas:
- Directamente sobre la ventana de Apuntes.
- Desde la ventana de Facturas.
- Generarlos desde de la ventana del Asistente para asientos.
Cuando los apuntes introducidos se corresponden con la introducción de facturas desde los canales habituales del programa (apuntes manuales, asientos predefinidos, pestaña facturas) se verifica que no se puedan repetir facturas según las características que admite la agencia tributaria.
- Facturas Emitidas -> IDFactura (Nif,SerieNumfactura,FechaExpedición)
- Facturas Recibidas -> IDFactura (Nif,Contraparte,SerieNumfactura,FechaExpedición)
Se dispone de Trazabilidad al proceso de eliminación de facturas, si se eliminan los apuntes o el registro de iva de la misma, que tengan el estado de presentadas como Correctas a la AEAT vía SII
Nota: Por definición una factura CORRECTA no debe ser eliminada ya que si se desea eliminar para posteriormente ser gestionada, debería previamente ser Anulada de la AEAT desde el módulo SIIMIK
En la Auditoría de Sucesos se recogerá que se indicó expresamente que se deseaba eliminar la misma.
