46.11 Definición de Balances

La utilidad de Definición de Balances está pensada para que cada usuario desarrolle según sus necesidades sus propios Balances. Pueden crearse tantos Balances distintos y complicados como se desee.

Los balances pueden ser definidos como particulares de una empresa o generales para todas las empresas definidas. Su definición es guardada en la Base de datos del Supervisor del mismo modo que las Plantillas de Asientos.

 

46.11.1 Definición de Balances.  Funcionamiento

El sistema de Definición permite tener balances a simple o doble columna (izquierda y derecha), comparar con el ejercicio anterior, o pintar líneas a cero.

En esta pantalla definiremos la cabecera del Informe: su origen, título, categoría, etc. Tras Grabar podremos pasar a la pestaña de Líneas para la generación de las mismas.


 

A la columna de la izquierda la llamamos de Debe o Activo y a la de la derecha de Haber o Pasivo, aunque estos nombres son simples convenciones puesto que, en el caso de utilizar una definición a columna simple, el lado derecho quedará vacío.

Existen tres tipos de balance distintos en su forma de operar:

  • Balance Definido.
  • Cuenta de Pérdidas y Ganancias
  • Balance de Situación

 

A su vez, cada uno de los distintos tipos de Balances pueden tener asociado un campo modificador del Cálculo que podría ser:

  • Diferencia Activo - Pasivo
  • Diferencia Activo + Pasivo                        
  • Diferencia Debe - Haber
  • Diferencia Debe + Haber

Este campo modificador designa la forma en que se hará la operación entre columnas. Tiene sentido al pensar que las cuentas Activo tienen signo positivo y las de Pasivo tienen signo negativo. Una u otra forma de actuar cambiaría el signo del resultado.

 

Si marcamos como opción, el comparar con el ejercicio anterior se incluirá en el balance los datos de la definición de las líneas para el año n-1

Si marcamos la opción de doble columna mostrará la columna de izquierda y derecha según lo definido en Cabecera, y en caso contrario sólo contendrá el balance una columna.

Si seleccionamos la opción Pintar líneas a cero obligaremos a que todas las líneas calculadas sean presentadas, inclusive aquellas que su resultado sea cero.

  • Si la opción está marcada, al imprimir el balance, mostrará un cero en todas las líneas cuyo saldo sea cero.
  • Si la opción no está marcada, al imprimir el balance, mostrará un blanco en todas las líneas cuyo saldo sea cero.

También podremos indicar que el balance es NIC

 

 
 
La utilidad Verificar Cuentas nos permite conocer el estado de los diferentes tipos de Cuentas, según las opciones que nos ofrece a continuación.

 

 

46.11.2 Botones de Definición de Balances

En la pantalla de líneas se muestra la siguiente información:

 

Los botones situados en la parte inferior permiten acceder a las distintas funciones de cada una de las líneas son los siguientes:

  • Insertar, inserta una línea en blanco en la posición que tengamos seleccionada.
  • Grabar, graba las modificaciones de la línea.
  • Cancelar, deja sin efecto las modificaciones efectuadas o deshace la función de Insertar.
  • Eliminar, borra definitivamente la línea seleccionada.
  • Resolver, cambia de la ventana de definición de balances a la de resolución de los mismos, véase apartado Resolución de Balances.
  • Copiar, permite importar parte o todo un balance hacia otro balance. La operativa consiste en dar un Balance de Origen y un Balance Destino. Dentro de origen y destino hay que indicar si es todo, de izquierda a izquierda (columna), de izquierda a derecha, etc. Así, se ofrecen todas las posibilidades distintas y permiten ahorrar horas de trabajo al usuario.
  • Imprimir, nos genera el informe en pantalla dispondremos de una serie de utilidades como avanzar y retroceder páginas, exportar a otra aplicación, imprimir, zoom, etc.
  • Verificar Cuentas, verifica las cuentas del balance.

Para poder utilizar estos botones nos hemos de posicionar en la pestaña de Líneas.

 

 

46.11.3  Formulación de la línea de Definición de Balances

Se realizará en la pantalla de líneas, la cual muestra la siguiente información:

 

Línea, número correlativo de línea.

Diferencia, este campo permite marcar  aquellas líneas cuyo resultado en las columnas izquierda y derecha deba ser comparado. En estos se presentará el resultado de la siguiente operación: la diferencia entre Debe / Activo y Haber / Pasivo (izda. y dcha.), posicionada en el lado necesario para cuadrar una columna con otra.

Por ejemplo:

Si una línea marcada presenta un resultado de cálculo como el siguiente:

 

                                                                         DEBE/ ACTIVO                 HABER/ PASIVO

Resultados del ejercicio     1.000.000                          1.200.000

Dónde la diferencia es de 200.000 y para cuadrar hay que situarlo en el DEBE/ ACTIVO, lo que presentará el programa será:

                              Resultados del ejercicio  200.000

 

Título es el nombre que aparecerá en el balance cuando se presente cada línea.

Activo/ Pasivo - Debe/ Haber en este campo se introducen fórmulas sencillas que permiten conocer valores (han de estar representados entre corchetes ‘[ ]‘ ), como por ejemplo:

  •  Saldo de una cuenta:

S[5700000] por Saldo de la cuenta 5700000 (Caja, p.e.)

  •  Saldo de un grupo:

         S[570]    por Saldo de todas las cuentas del grupo 570.

  • Suma de saldos de cuentas o grupos:

S[62;63;64;65;6600001] por la suma de los grupos y cuentas separados por el signo punto y coma (;)

  • Suma de líneas de balance previamente definidas:

SUMA [L3;L14] suma los resultados de las líneas 3 a la L14 (inclusive).

etc.

Además de los ejemplos anteriores, pueden utilizarse también:

  • I [570]: Visualiza el Saldo Inicial de la cuenta que está entre corchetes (570).
  • D [570]: Visualiza sólo el Debe de la cuenta que está entre corchetes (570)
  • H [570]: Visualiza sólo el Haber de la cuenta que está entre corchetes (570)
  • SP [570]: Visualiza el Saldo si es positivo en caso contrario será un cero (0)
  • SN [570]: Visualiza el Saldo si es negativo en caso contrario será un cero (0)

 

También podremos emplear en una misma fórmula todos los operadores (utilizando paréntesis), complicando la lógica de las operaciones tanto como se desee, por ejemplo L1+ ((L3 + L4 - L5) / L4) / 100)

Es conveniente la utilización de los paréntesis en las fórmulas para no obtener resultados inesperados, por ejemplo, no es lo mismo 5 + 2 * 3 = 11 que (5 + 2) * 3 = 21

 

Ejemplo práctico:

Es útil definir un nuevo balance cogiendo como base una que ya exista. Para ello en primer lugar crearemos un nuevo balance con el nombre que se desee.

Una vez creado, se pulsa sobre la opción de Importar (Menú Balance->Importar) para que nos aparezca la ventana de Balance a importar; en ese punto elegiremos primero el Balance del cual deseemos importar algo.

 

Una vez lo hayamos seleccionado de entre todos los que tengamos creados, pasaremos a elegir si queremos importar del Balance Origen: todo el balance, el Debe/Activo (columna izquierda), Haber/Pasivo (col. dcha.) y después deberemos elegir también las opciones del Balance destino (las mismas). Recordar en este punto que el Balance de Destino es el que hemos creado al empezar este ejemplo.

También es posible la Importación de Líneas desde Fichero (Menú Balance->Importar desde Fichero), donde indicaremos la ruta del Fichero a Importar. Debe tener la estructura indicada.

 

Dentro del área Líneas del Balance queda activado el botón derecho del ratón con funciones contexto-sensitivas y siempre referidas a la línea que tengamos seleccionada. Estas funciones son las mismas que las existentes en el menú :

 

  • Insertar, inserta una línea en las dos columnas del balance (izda. y dcha.)
  • Insertar en Debe/ Activo, inserta una línea únicamente en la columna izquierda del balance.
  • Insertar en Haber/ Pasivo, inserta una línea únicamente en la columna derecha del balance.
  • Eliminar, elimina una línea en las dos columnas del balance.
  • Eliminar de Debe/ Activo, elimina una línea únicamente en la columna izquierda del balance.
  • Eliminar de Haber/ Pasivo, elimina una línea únicamente en la columna derecha del balance.

 

 

46.11.4  Resolución de Balances

Primero seleccionamos el Balance que deseamos obtener y pulsar sobre el botón Resolver. Una vez dentro de la pantalla de Resolución del balance tenemos varias funciones posibles:

 

  • Pantalla presenta el balance en pantalla completa en modo definitivo.
  • Impresora envía el balance directamente a la impresora seleccionada.
  • Archivo presenta una ventana que permite seleccionar entre multitud de tipos de archivo de salida diferentes (texto, Lotus, Excel, etc.) y un PATH dónde dejar el balance.
  • Cancelar  detiene el cálculo del balance.
  • Salir  vuelve a la ventana principal de definición de balances.
  • Resolver con este botón el programa empieza a calcular el balance presentando en tiempo real su resultado en la misma ventana. Nos presenta un filtro. Si hemos marcado control Por Centros de Coste, nos permite utilizar el filtro de Centros de Coste, campo que esta agrupado a cada apunte. Solo saldrán los extractos de las cuentas que tienen asignado un centro de coste.

 

  • Moneda, en este campo podemos indicar en qué moneda queremos el balance.
  • Comparativo con Presupuestos; si necesitamos que nos lo compare con el ejercicio anterior ( Compara Ejercicio Anterior )
  • Desglosado por meses. Mostrará el desglose de las cantidades por los distintos meses
  • Existencias, al activarlo veremos las existencias iniciales y finales.
  • Compara Ejercicio anterior, para obtener los datos del año n-1
  • Dos Columnas, donde el Debe y el Haber estarán situados en dos columnas paralelas, en cambio, si no lo activamos nos aparecerá el Debe y a continuación el Haber, uno detrás del otro.
  • Pintar líneas a cero permite que al imprimir por pantalla o por impresora un balance, se muestren o no los importes a cero. Desactivando esta casilla todos los importes ceros se mostrarán como nulos.
  • Suprimir líneas con importe cero, permite que al imprimir por pantalla o por impresora un balance, se muestren o no las líneas, en la que todos sus cálculos sean cero. Desactivando esta casilla se mostrarán todas las líneas.
  • Distinguir líneas Par e Impar. Se distinguen las líneas para e impares para facilitar la lectura del balance en la impresión o vista previa.
  • Activar Filtro. En todo momento podremos alterar los datos a calcular mediante el botón de Filtro en donde nos presentará una ventana de diseño de filtros (véase Informes: uso y diseño) en el que podremos, por  ejemplo, elegir que calcule el balance sobre unas fechas en concreto y con unos centros de coste del grupo A.

 

Al pulsar Aceptar observamos en la pantalla y en tiempo real, como se va resolviendo el balance partiendo de los datos indicados mediante las opciones de Resolver y Filtro, y generándonos el siguiente informe de resolución del Balance.

 
 
 
Tenemos la posibilidad de realizar una vista previa del informe, pulsando Imprimir por pantalla.
 

 

  • Cuentas, mediante el botón de Cuentas podremos filtrar por las cuentas en concreto para acotar el balance
  • Forma de cálculo, Indicaremos si es "Balance Inicial", si es "Por Meses2 y hasta qué mes, "Hasta la Fecha" e indicaremos la fecha tope del balance. O "Filtro por ejercicio" y desde la fecha de inicio del balance.
  • Informe, Indicaremos la Fecha y número de Página que deseamos se imprima en el Balance.