33 Servicios Periódicos

33 Servicios Periódicos

El módulo de servicios periódicos puede utilizarse para llevar una relación y control de aquellos servicios que la empresa genere de forma periódica en el tiempo, como alquileres, servicios de mantenimiento, etc.

Cada ficha corresponderá a un artículo, pero además podremos generar los albaranes de todos los servicios a una fecha determinada de forma automática con el ahorro de tiempo y mayor seguridad que ello implica.

 

Empezamos dando de alta una nueva ficha. En ella completamos los datos del cliente, vendedor, artículo objeto del contrato, y número del mismo. 

El campo Fecha se refiere a la fecha en la que damos de alta el Contrato que puede o no coincidir con la Fecha Inicio que encontramos en la pestaña de Datos Técnicos. En realidad, es sobre esta última, a partir de la cual se calculan las periodicidades de los contratos.

 

En primer lugar, configuraremos los parámetros con los que necesitamos trabajar, tanto en las líneas de la pantalla de Datos Generales, como en los Datos Técnicos de la 3ª pestaña, en Herramientas/ Parámetros (icono de acceso directo   ).

En Campos Detalle tenemos la opción de activar los campos de Día, Cantidad (referido a la unidad del artículo, p.e. 1 alquiler), Precio, Importe, Incidencias y si queremos una cantidad 2 alternativa.

 

Con los checks que se nos muestran a la derecha podemos arrastrar información desde la ficha del cliente, por ejemplo, el campo Vendedor (activando el check Arrastrar vendedor del cliente), que se nos muestre la comisión del vendedor (entonces se nos desactiva el campo Comisión de los Datos por defecto) el total del contrato, etc. Los checks para activar los procesos de Verificación y Revisión nos muestran los iconos de acceso directo que ejecutan estos procesos. Una vez marcados y habilitados, saldremos y volvemos a entrar al módulo de Servicios Periódicos para que se activen.

 

Merecen especial atención las siguientes opciones.

• El check de Activar Proceso de Verificación, activa el icono de acceso directo en la pantalla principal   de Confirmar/ Valorar. 

Su finalidad es controlar los contratos de manera que no se puedan generar albaranes sin que estos hayan sido confirmados y/o valorados. Este control nos permitirá filtrar por contratos confirmados, por aquellos que tenemos pendientes de confirmar, y los ya Confirmados y Valorados.

Estas opciones se marcarán para cada contrato, en su línea correspondiente, con la activación del check con el que queramos trabajar. Los checks se pueden marcar manualmente desde la línea, pero la utilidad lo que pretende es que se haga todo el proceso a través del filtro, agilizando el proceso en caso de querer confirmar varias líneas a un tiempo.

Por ejemplo, tenemos un Servicio Periódico de 1 año con 12 vencimientos mensuales. Con esta opción activada no se generará nunca el albarán por todos los vencimientos, si no hemos confirmado una por una cada línea. En el filtro seleccionamos la serie/ número del Servicio y nos aparecerán todos sus vencimientos.

Si no marcamos ningún check aparecerán todos los vencimientos del contrato.

 

Pulsando sobre la línea, la confirmaremos y le asignaremos el importe correspondiente (el precio puede variar del principio al fin del contrato por ello se nos ofrece esta utilidad).

 

En la consulta podemos ver cómo ha cambiado el color de la leyenda (azul en confirmado y valorado). Al volver a la pantalla principal encontraremos activados los checks correspondientes.

 

 

• El otro proceso que destacábamos se activa al habilitar el check de Activar proceso de Revisión, a través del icono de acceso directo , para Visualizar Contratos a Revisar, una lista de contratos caducados revisables.

Revisa si en la ficha que tenemos en pantalla está marcado el check de Contrato Revisable y tiene contratos caducados (ya facturados).

 

Continuando en la pantalla de Parámetros, del menú de Herramientas.

 

En la parte inferior de Parámetros encontramos Datos por Defecto. Aquí se ofrece la posibilidad de configurar el Servicio Periódico de manera que al crear una ficha nueva lo haga con los datos del Cliente que le indiquemos aquí.

 

En Herramientas/ Parámetros de Albaranes (icono acceso directo )  determinaremos a qué albarán y factura ligamos la ficha del Servicio periódico que queremos dar de alta.

Podemos elegir la descripción de la línea del albarán y factura que necesitamos que aparezca. Tenemos la opción de que nos aparezcan las incidencias que hayamos anotado, número de contrato, descripción del artículo, etc. Si se tratará de un texto de Inserción lo crearemos en el campo habilitado en esta misma pantalla.

 

En la 2ª pestaña podemos guardar el texto del Contrato si lo hubiera, o documentos anexos.

 

Una vez tenemos configurados los parámetros anteriores, determinaremos los plazos que queremos establecer. Para ello cumplimentaremos los Datos Técnicos.

 

Datos Técnicos: En la tercera pestaña: Datos Técnicos podemos introducir las observaciones que necesitamos que aparezcan en el documento del contrato.

Los datos de total de contrato, los meses de duración y el total mensual que nos calcula automáticamente son informativos.

 

Las fechas se generarán según el Periodo que establezcamos. Los periodos se pueden entrar, bien directamente, al escribir el código nos da la posibilidad de darlo de alta, o desde el módulo Auxiliares, Datos Cobro/ Pago, Periodicidades.

 

Los periodos se pueden calcular de 2 maneras diferentes.

Veamos con un ejemplo, como introduciríamos los datos para un contrato anual, y los checks que tenemos que marcar en la pantalla de periodos, para que se activen los campos a rellenar en los Datos Temporales.

 

• Con Inserciones: en este caso pondremos 12, la fecha de inicio del Contrato será a partir de la cual empiecen a contar los vencimientos del mismo.

Al activar la periodicidad Mensual se nos habilita las casillas días y meses (que son las habilitadas para dicha periodicidad). Especificamos 1 mes que será el periodo de tiempo entre las 12 inserciones. Hubiéramos conseguido el mismo resultado con el valor 30 en días y el valor 0 en meses.

 

•  Fecha final marcando la periodicidad en días, meses o años: Entramos manualmente la fecha de finalización del contrato. En este caso un vencimiento cada 6 meses, y fecha final 11/10/2017

 

Cumplimentados los datos necesarios volvemos a la pantalla principal y generaremos las fechas de los contratos, pulsando sobre el icono Generar Fechas. Esta generación de fechas estará activa sólo en el caso de no existir líneas ya calculadas. En caso de necesitar una modificación en fechas e importes, sería posible (siempre y cuando no hayan sido albaraneados los servicios periódicos) eliminar las líneas y volver a recalcularlas conforme lo especificado en la pestaña de Datos Técnicos.

 

Al generar las fechas correspondientes a la periodicidad se deshabilita la opción de generar las fechas, tal como podemos ver en la siguiente pantalla.

 

Después de generar las fechas de los contratos, etc. generaremos el contrato.

Antes lo habremos dado de alta en el módulo de Auxiliares, Impresión, Formularios.

A la impresión accedemos con el icono

 

Recordar que si en Parámetros tenemos activadas la opción de Activar proceso de Verificación no podremos generar albaranes sin pasar por los correspondientes procesos de confirmación y valoración.

 

Ahora podremos generar los albaranes  de los contratos creados. Podemos hacerlo individualmente o agrupándolos. También podemos crear un solo albarán a partir de diferentes fichas de Servicios Periódicos. Rellenamos los campos que concreten aquellos contratos que deseamos albaranear, y pulsamos el botón de Aceptar   .

 

Al volver a la pantalla general, en la línea ha quedado constancia que el albarán ha sido generado, y de la serie y número del mismo. Si hemos generado un solo albarán a partir de diferentes fichas podremos comprobar que en todas las líneas de los contratos consta el mismo número de albarán. El siguiente paso sería facturarlos, para lo deberemos abrir el módulo de Albaranes clientes.

 

Este módulo nos permite listar 2 tipos de Informes que nos pueden ser de interés.

 

• Contratos Revisables Caducados: Listaremos todos aquellos contratos que ya han sido facturados, pero mantienen el check conforme pueden ser revisados.

 

• Facturación prevista: Nos listará todos aquellos servicios periódicos de los que hayamos generado un albarán y estén pendientes de facturar, mostrándonos clientes, artículos y los diferentes periodos y totales por clientes y de manera global.