10.10.4 Control del riesgo en las órdenes de preparación

En general el proceso de servicio de pedidos consta de tres controles antes de que la orden de preparación llegue al almacén para su servicio y envío.

  • Control comercial, dónde se verifican y validan los datos comerciales cómo puedan ser los datos fiscales y comerciales del cliente, direcciones de envío y facturación, tarifas, precios, etc.  Los pedidos se introducen en el sistema con la marca pendiente de validar (su valor por defecto se puede definir en la serie del pedido).  El pedido queda retenido para servicio hasta que el responsable comercial (informado en la ficha del cliente) verifica y valida el pedido. El proceso de validar/des validar un pedido se audita y se puede configurar para pedir un motivo.

 

  • Control de stock disponible para el servicio. Una vez el pedido queda validado entra en el proceso de preparación desde el módulo de servicio de pedidos. En cada lanzamiento se verifica la disponibilidad de stock, y otras casuísticas según parametrización cómo puede ser portes mínimos, etc. 

Finalmente se verifican las condiciones de riesgo para cada orden de preparación anulando las órdenes de preparación que no cumplan. Éste control audita el motivo y estado del riesgo del cliente en el momento del lanzamiento cómopor tener impagados,efectos vencidos, que supere el límite de riesgo concedido, etc.

 

  • Gestión de los pedidos retenidos por riesgo desde el departamento de administración. Pantalla única dónde se podrán consultar la situación de los efectos pendientes de cartera, impagados y vencidos, revisión de crédito disponible (CYC), histórico de impagados, avisos GCK, etc.

Se crea un módulo para el control y seguimiento de los pedidos agrupados por cliente/cliente riesgo que no se han servido por causas relacionadas con el riesgo en el momento del último lanzamiento de las órdenes de preparación, para que un responsable pueda consultar, revisar y autorizar para servicio si se diera el caso.

 

 

 

10.10.4.1 Ficha de cliente. Cliente riesgo o  agrupación del riesgo.

No siempre el cliente agrupador comercial, corresponde a los criterios de agrupación de riesgo, por eso se ha creado el agrupador de cliente por riesgo. 

Se activa (sólo para instalaciones en SqlServer) desde el módulo de Parámetros/Riesgo

Se desmarcan la opciones de retener pedidos al superar Riesgo/Impagados o efectos vencidos. El proceso de lanzamiento de órdenes de preparación será el que se encargue de retener el servicio.

 

Y desde el módulo de Pedidos de Cliente/Herramientas/Gestión de Pedidos con riesgo superado/Herramientas/ Parámetros. Podremos crear la VIEW necesarias.

 

También podemos indicar los días por defecto en que un pedido se podrá servir cuando este tenga una orden de autorización.

En la ficha de cliente nos aparecerá un campo agrupador de  riesgo.

También se ha añadido la opción por cliente de retener documentos por efectos vencidos.

 

Para informar el cliente riesgo antes será necesario realizar una revisión de los clientes, y sus agrupaciones. Se podrán realizar cambios masivos utilizando las herramientas de importación vía Excel del mismo módulo de clientes o manualmente en la búsqueda del cliente riesgo dónde nos aparecerá un asistente de agrupación de los clientes que cumplan las mismas condiciones por CIF, código agrupador del cliente seleccionado.

 

 

10.10.4.2 Pantalla de control, gestión y autorización de los pedidos retenidos por riesgo.

Una vez realizado el servició accederemos a la pantalla de gestión de pedidos.

 

Se trata de una herramienta enfocada para el departamento de administración y crédito. Que facilite la búsqueda de aquellos pedidos bloqueados por riesgo y a la vez de una forma ágil e intuitiva mostrar una visión general de la situación del cliente:

Existen dos listas cabecera/línea. Una con la información general del cliente agrupador y en la inferior el detalle de los pedidos bloqueados.

En la lista superior se muestra la siguiente información:

  • Responsable Comercial.
  • Nombre Fiscal, CIF y código agrupador del cliente
  • Importe y número total de los pedidos pendiente de servir.
  • Límite y riesgo disponible.
  • Cartera importe de los efectos vencidos e impagados.
  • Importe de las ventas de los últimos 3 años.
  • Número de efectos del histórico de efectos impagados.
  • Número de avisos GCK-SECART abiertos. Relacionados con el seguimiento de la gestión de los impagados.

 

Todas estas opciones son navegables utilizando las opciones del menú o de “Ir a” o clic con el botón derecho del ratón sobre la lista.

En la lista de la parte inferior se muestran el detalle de los pedidos bloqueados:

  • Serie/ Número y  Fecha de Pedido
  • Cliente y Nombre Fiscal (Nombre Comercial)
  • Ref. pedido cliente (su pedido) , fecha entrega
  • Estado Retenido / Pdte. de validar
  • Núm. Avisos GCK relacionados con el pedido.
  • Observaciones y motivo de retención / validación. etc.
  • Forma de pago del pedido.
  • Fecha y motivo último desbloqueo
  • Vendedores y responsable comercial

 

Disponemos del siguiente filtro para que cada responsable revise los pedidos de sus clientes:

 

Seleccionado la lista de pedidos podremos:

  • Validar/dejar pendiente de validar
  • Retener/des retener los pedidos seleccionados.
  • Ir al pedido…
  • Ir a la ficha del cliente
  • Consulta últimas ventas. .. y acumulados
  • Crear y consultar avisos de GCK.
  • Consultar trazabilidad e histórico.

 

Doble clic en la lista inferior sobre la selección de pedidos podremos autorizar / desautorizar por un importe y hasta una fecha. El autorizador debe tener permisos. Siempre nos va a pedir un motivo y todo el proceso quedará auditado. Estas auditorías se pueden consultar desde el histórico de pendientes de validar y pedidos retenidos.

Existe también la opción de desautorizar el pedido, o modificar la fecha de autorización, seleccionado el pedido y clic derecho y pulsando sobre la opción de editar línea.

Cualquier modificación queda auditada.

 

Desde el pedido el usuario podrá ver el estado de un pedido: